Qu’est-ce que M-Files ?
Une solution de Knowledge Work Automation

Généralités

M-Files est une plateforme de Knowledge Work Automation (KWA) conçue pour optimiser la gestion des informations et automatiser les processus liés au travail intellectuel. Contrairement aux approches traditionnelles de gestion de contenu d’entreprise (ECM) ou de gestion intelligente de l’information (IIM), M-Files se concentre sur la simplification de l’accès à l’information, la réduction des tâches manuelles et l’amélioration de la productivité des travailleurs du savoir. En s’appuyant sur une approche basée sur les métadonnées, M-Files permet de structurer, sécuriser et rendre accessible l’information, quel que soit l’endroit où elle est stockée, tout en intégrant des technologies avancées comme l’intelligence artificielle.

Cette plateforme répond aux défis modernes des entreprises confrontées à une explosion de données non structurées, des silos d’information et des processus complexes. M-Files se distingue par sa capacité à connecter les systèmes existants, à automatiser les flux de travail et à offrir une expérience utilisateur intuitive.

À qui s’adresse M-Files

M-Files s’adresse à une large gamme d’organisations, des PME aux grandes entreprises, dans divers secteurs tels que la finance, la santé, l’industrie, le juridique ou encore les services professionnels. Elle est particulièrement adaptée aux :

• Travailleurs du savoir : employés manipulant de grandes quantités d’informations (documents, e-mails, contrats, etc.) et nécessitant un accès rapide et contextuel.
• Équipes IT : responsables de l’intégration et de la gestion des systèmes d’information, cherchant une solution flexible et sécurisée.
• Responsables de la conformité : chargés de garantir que les données sont gérées conformément aux réglementations (RGPD, HIPAA, etc.).
• Entreprises en transformation numérique : organisations souhaitant moderniser leurs processus documentaires et éliminer les tâches répétitives.

Que vous soyez une entreprise cherchant à centraliser vos données, à automatiser vos workflows ou à améliorer la collaboration interne et externe, M-Files offre une solution adaptée.

Fonctionnalités

M-Files propose un ensemble complet de fonctionnalités pour gérer, automatiser et exploiter les informations :

• Gestion des documents : Organisation des documents par métadonnées plutôt que par dossiers, facilitant la recherche et l’accès rapide, même à travers plusieurs systèmes.
• Automatisation des workflows : Création de flux de travail personnalisés pour automatiser les processus comme les approbations, les révisions ou les signatures.
• Recherche intelligente : Une recherche contextuelle puissante qui trouve les documents pertinents en fonction du contenu, des métadonnées ou du contexte métier.
• Collaboration sécurisée : Partage de documents en interne ou avec des partenaires externes, avec un contrôle strict des permissions.
• Gestion de la conformité : Automatisation des politiques de sécurité et des exigences réglementaires, comme la gestion des autorisations ou l’archivage.
• Intégrations : Connexion fluide avec des applications tierces comme Microsoft 365, Salesforce, ou des systèmes ERP/CRM.

Ces fonctionnalités permettent de réduire les inefficacités, d’améliorer la collaboration et de garantir que les informations critiques sont toujours accessibles au bon moment.

Caractéristiques techniques

M-Files se distingue par sa flexibilité technique, adaptée aux environnements modernes :

• Environnement : Disponible en mode cloud (M-Files Cloud), on-premise ou hybride, M-Files s’adapte aux besoins des entreprises en termes d’infrastructure. Il prend en charge les systèmes Windows, macOS, ainsi que les appareils mobiles (iOS, Android).
• Intégrations : M-Files s’intègre nativement avec des outils comme Microsoft Office, Microsoft Teams, SharePoint, Salesforce, et d’autres systèmes via des API ouvertes. Cette interopérabilité permet de centraliser les données sans perturber les environnements existants.
• Low-code/No-code : La plateforme propose des outils low-code pour personnaliser les workflows et les métadonnées sans nécessiter de compétences approfondies en programmation. Par exemple, M-Files Ment, une plateforme no-code, permet de générer des documents automatiquement.
• Sécurité : M-Files garantit une sécurité de haut niveau avec un chiffrement des données, une gestion granulaire des permissions et une conformité aux normes internationales.
• Scalabilité : Conçue pour évoluer avec les besoins de l’entreprise, la plateforme peut gérer des millions de documents et s’adapter à des organisations de toutes tailles.

Ces caractéristiques font de M-Files une solution robuste et adaptable, capable de s’intégrer dans des écosystèmes technologiques complexes tout en restant accessible aux utilisateurs non techniques.

IA – Aino

Au cœur des innovations de M-Files, M-Files Aino est un assistant virtuel basé sur l’intelligence artificielle générative (GenAI). Aino révolutionne la manière dont les utilisateurs interagissent avec les données en offrant des fonctionnalités avancées :

• Résumés automatiques : Aino peut générer des résumés intelligents de documents (Word, Excel, PowerPoint, PDF) pour une compréhension rapide.
• Réponses contextuelles : Les utilisateurs peuvent poser des questions en langage naturel sur le contenu des documents, et Aino fournit des réponses précises basées uniquement sur les données autorisées.
• Multilinguisme : Disponible en plus de 35 langues, Aino facilite la collaboration globale.
• Extraction de métadonnées : Aino extrait automatiquement des informations clés des documents pour enrichir les métadonnées, améliorant ainsi la recherche et l’organisation.
• Sécurité des données : Aino respecte strictement les permissions des utilisateurs et n’utilise pas de ressources externes, garantissant la confidentialité.

Aino ne traite pas les images, vidéos ou audio, mais prend en charge les PDF recherchables (après OCR). Cette IA permet d’automatiser les tâches répétitives, de réduire les erreurs humaines et d’accélérer la prise de décision.

Conclusion

M-Files est bien plus qu’une simple solution de gestion documentaire : c’est une plateforme de Knowledge Work Automation qui transforme la manière dont les entreprises gèrent leurs informations et leurs processus. Avec ses fonctionnalités puissantes, son approche flexible (low-code/no-code, intégrations multiples) et son assistant IA Aino, M-Files permet aux organisations de surmonter le chaos informationnel, d’améliorer leur efficacité et de se conformer aux exigences réglementaires.

Que vous cherchiez à automatiser vos workflows, à centraliser vos données ou à tirer parti de l’IA pour optimiser votre productivité, M-Files est une solution incontournable pour les entreprises en quête de transformation numérique. Pour découvrir ses capacités, vous pouvez essayer M-Files gratuitement pendant 30 jours ou planifier une démonstration sur leur site officiel.