LES DOCUMENTS CONTRÔLÉS
Le document est au cœur de la Qualité. La Pyramide Qualité fait explicitement référence aux documents. Un Système de Gestion de la Qualité efficace doit donc avant tout intégrer une technologie de Gestion Documentaire performante. L’application doit proposer des outils simples et efficaces permettant à la Direction Qualité de remplir sa mission et d’atteindre ses objectifs. Aujourd’hui, les solutions Qualité doivent non seulement répondre aux nouvelles exigences et contraintes, mais également apporter des outils pertinents et efficaces au quotidien.
La solution Qualité KWD QMS est résolument novatrice, car elle combine les données et les documents de la Qualité ainsi que les documents de l’entreprise dans une interface cohérente et intuitive. M-Files élimine ou automatise des tâches coûteuses en mode « papier » et sans valeur ajoutée.
⚠️ Mise au point : Lorsqu’on met en place un Système de Management de la Qualité (QMS), et notamment KWD QMS, qui repose sur une technologie documentaire, il est facile de se méprendre et de penser que les « documents contrôlés » incluent également les documents opérationnels, tels qu’une procédure d’entretien de machine, par exemple.
Or, dans un QMS, un document contrôlé est un document rattaché à un processus de l’entreprise, et non à une donnée opérationnelle (projet, client, équipement, …). Le fait qu’un document porte le nom de procédure ne signifie pas que QMS prend en charge la gestion des documents opérationnels. Ce n’est pas le cas. Il propose uniquement un préparamétrage pour les documents contrôlés liés à la qualité.
Bien entendu, M-Files permet tout à fait de gérer les documents opérationnels, mais dans un autre périmètre fonctionnel. Les workflows peuvent d’ailleurs s’inspirer de ceux configurés dans QMS.
⚙️ PROCESSUS
Les documents contrôlés d’un QMS s’appuient sur la donnée Processus. Dès lors, M-Files vous permet de disposer d’un registre des processus avec, dans la fiche processus, des informations telles que le nom du processus, son acronyme, sa catégorie, le pilote du processus (ou process owner).
De sorte que tous les documents contrôlés et données du QMS peuvent être rattachés aux processus : une procédure, un document externe, un audit ou une non-conformité.
✍️ Change Request
Grâce au module optionnel de Change Request, un document contrôlé ne peut pas être créé aussi simplement qu’un autre document. Il faut en demander l’autorisation. M-Files permet de tracer qui a fait la demande de création ou de modification d’un document contrôlé et qui l’a autorisé. Ainsi, l’entreprise maîtrise parfaitement ses documents Qualité.
- Demande de Création
- Demande de Modification
- Demandes de Retrait
Un workflow automatisé pré-paramétré assure le suivi de chaque CR et clos celui-ci automatiquement lorsque le document a atteint l’étape souhaitée.
☝🏻 Il s’agit d’un module complet de Change Control des documents contrôlés. Les demandes de révision d’un document ne passent pas par un Change Request mais sont bien prises en charge par une Tâche Périodique automatisée.
❓ Puis-je faire du Change Control pour d’autres périmètres que les documents de la Qualité, pour les changements informatiques par exemple ? Tout à fait. M-Files peut évoluer vers un Change Control processus, produit, IT, etc. grâce à un paramétrage complémentaire.
📄 Types de Documents Contrôlés
Ils varient selon les entreprises mais les principaux sont préconfigurés dans QMS :
- Politique : généralement tout processus 🎓
- Procédure standard (SOP) 🎓
- Instructions de travail 🎓
- Document de Support : dépendant d’un document contrôlé
- Document attaché : Peut être lié à n’importe quel document contrôlé.
- Document Externe : type de document Qualité qui n’est pas produit en interne 🎓
Un workflow automatisé pré-paramétré et assez sophistiqué assure le suivi de chaque document depuis la création jusqu’au retrait en passant par toutes les révisions périodiques nécessaires à la vie du document.
🎓 Géré par l’apprentissage (Training records)
🔄️ Tâches Périodique de Révision
Lorsqu’un document contrôlé est publié, M-Files génère automatiquement une Tâche de Révision Périodique. Cela signifie que, selon des paramètres initaux, la tâche se chargera de rappeler au responsable du document qu’il est temps de réviser le document. Réviser le document consiste à relire le document et voir s’il nécessite des modifications ou s’il peut rester encore publié. 3 possibilités :
- Le document doit être mis à jour : M-Files initie automatiquement une version N+1 du document
- Le document doit être retiré : M-Files retire la version publiée et le document dans sa version éditable
- Le document peut rester publié : La tâche est complétée, M-Files génère une nouvelle tâche pour, par exemple : 3 ans
🔔 Gestion des rappels en cas de retard.
🎓 Apprentissage
L’apprentissage est clé pour s’assurer que les employés ont bien connaissance des procédures et instructions de l’entreprise adaptées à leur métier.
Deux moyens d’apprendre un document contrôlé : l’autodidactie ou la formation en groupe. Le module d’apprentissage permet de s’assurer que tout le monde s’acquitte correctement de ses tâches d’apprentissage et gère cet apprentissage via des formations.
Chaque fois qu’un document est publié, M-Files va créer, via des règles d’apprentissage, des Actions de formation (Training Record). Une Action de Formation est un enregistrement qui stocke les informations :
- Qui : quel employé doit apprendre
- Quoi : quel document
- Quand : pour quand
- Statut : En attente, en retard, Appris – valide, Appris – obsolète
AUTODIDACTIE
C’est l’employé qui lira le document et signera sa tâche d’acquittement. M-Files va notifier l’employé qu’il a une tâche d’apprentissage. S’il ne s’en acquitte pas dans les délais, son supérieur hiérarchique sera notifié pour le relancer.
FORMATION
Le module d’apprentissage inclut également la possibilité de gérer un catalogue de formation et les sessions de formation. Lorsqu’une formation est organisée pour un document contrôlé, Alors l’employé n’aura pas à s’acquitter lui-même de sa tâche, c’est le formateur qui signera la fin de la formation, ce qui validera les actions de formation de chacun.
Des tableaux de bord permettent de visualiser par service, par responsable, par site, etc., l’état des Actions de formation. Et grâce à l’extension Process Maps 2.0*, il est possible de bénéficier de graphiques ou diagrammes directement dans l’interface utilisateur.
* Process Maps 2.0 : extension permettant depuis M-Files de dessiner les processus ou tout organigramme, logigramme conforme à la notation BPMN 2.0. Voir Process Maps
Flux Global Documentaire
KWD QMS,
- gère l’ajout automatique dans le document PDF : de pages d’informations, de filigrane, de cartouches de signatures, etc.
- gère le retrait automatique d’une version remplacée
- gère les enregistrements de formation non acquités et en crée de nouveaux lors d’une nouvelle version d’un document contrôlé
- gère les changements de services ou départ des employés
- exemple : le responsable d’un document part à la retraite, la tâche de revue périodique sera adressée au pilote qui, lui, est toujours à jour.
- Lorsqu’un salarié change de service, il acquiert de nouveaux enregistrements de formation et les anciens deviennent non-applicables.